Bài hướng dẫn · đọc kèm toàn văn Thông tư 99/2025/TT-BTC về tài khoản 641
Tài khoản 641 gom mọi chi phí của khâu bán ra. Hai chỗ hay lúng túng là hàng đem khuyến mại, biếu tặng, và cách xử lý khi thuế loại một khoản chi phí bán hàng ra khỏi chi phí được trừ.
Khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng chế độ kế toán, thì không được ghi giảm chi phí kế toán.
Việc loại trừ chỉ thực hiện khi điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, để làm tăng số thuế phải nộp. Sổ kế toán và báo cáo tài chính giữ nguyên.
| Tài khoản | Nội dung |
|---|---|
| 6411 chi phí nhân viên | Tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp; các khoản khen thưởng, phúc lợi cho nhân viên bán hàng khi doanh nghiệp hạch toán thẳng vào chi phí thay vì chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi |
| 6412 chi phí vật liệu, bao bì | Vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa; vật liệu, nhiên liệu cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển trong quá trình tiêu thụ; vật liệu sửa chữa, bảo quản tài sản cố định cho bộ phận bán hàng |
| 6413 chi phí dụng cụ, đồ dùng | Công cụ, dụng cụ phục vụ tiêu thụ như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc |
| 6414 chi phí khấu hao tài sản cố định | Khấu hao ở bộ phận bảo quản và bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng |
| 6415 thuế, phí, lệ phí | Các khoản thuế, phí, lệ phí liên quan trực tiếp đến bộ phận bán hàng, ví dụ tiền thuê đất |
| 6417 chi phí dịch vụ mua ngoài | Thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định khâu bán hàng, thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng đi bán, hoa hồng cho đại lý bán hàng và cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu |
| 6418 chi phí bằng tiền khác | Tiếp khách ở bộ phận bán hàng, giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, hội nghị khách hàng |
Hệ thống đánh số nhảy từ 6415 sang 6417, không có tài khoản 6416. Tùy đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể mở thêm nội dung chi phí ngoài bảy nhóm trên.
| Bên | Nội dung |
|---|---|
| Bên Nợ | Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong kỳ |
| Bên Có | Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ nếu có, và kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 911 |
| Số dư | Không có số dư cuối kỳ |
| Nghiệp vụ | Bút toán |
|---|---|
| Tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng | Nợ TK 641 / Có TK 334, 338 |
| Vật liệu, dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng | Nợ TK 641 / Có TK 152, 153, 242 |
| Trích khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng | Nợ TK 641 / Có TK 214 |
| Điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin, thuê sửa chữa tài sản cố định giá trị không lớn | Nợ TK 641; Nợ TK 133 nếu có / Có TK 111, 112, 141, 331 |
| Tiền sử dụng đất, thuê đất phải nộp Nhà nước liên quan bộ phận bán hàng | Nợ TK 6415 / Có TK 3337 |
| Hoa hồng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý | Nợ TK 641; Nợ TK 133 nếu có / Có TK 131 |
| Trả hộ đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu và phí ủy thác xuất khẩu | Nợ TK 641; Nợ TK 133 nếu có / Có TK 3388 |
| Khoản ghi giảm chi phí bán hàng | Nợ TK 111, 112 / Có TK 641 |
| Cuối kỳ kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh | Nợ TK 911 / Có TK 641 |
Thông tư tách hai đường tùy tính chất công việc sửa chữa.
| Loại sửa chữa | Bút toán |
|---|---|
| Sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên | Nợ TK 641; Nợ TK 133 nếu có / Có TK 111, 112 |
| Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ: khi chi phí thực tế phát sinh | Nợ TK 2413; Nợ TK 133 nếu có / Có TK 111, 112, 331 |
| Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ: hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng | Nợ TK 242; Nợ TK 133 nếu có / Có TK 2413 |
| Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ: định kỳ phân bổ vào chi phí bán hàng | Nợ TK 641 / Có TK 242 |
Ba nhóm này cùng đi qua tài khoản 641 nhưng cách ghi khác nhau, và nhóm biếu tặng còn tách theo người nhận.
| Trường hợp | Bút toán |
|---|---|
| Hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm tự sản xuất dùng để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm điều kiện phải mua hàng | Nợ TK 641 / Có TK 155, 156; Có TK 3331 nếu có |
| Sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng | Nợ TK 641 / Có TK 155, 156; Có TK 3331 nếu có |
| Sản phẩm, hàng hóa biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp, được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh | Nợ TK 641 theo chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hóa / Có TK 155, 156; Có TK 3331 nếu có |
| Sản phẩm, hàng hóa biếu, tặng cho người lao động | Ghi nhận doanh thu và Có TK 3331 nếu có, đồng thời ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 155, 156 |
Với hàng biếu tặng khách hàng bên ngoài, giá trị hàng ghi thẳng vào chi phí bán hàng.
Với hàng biếu tặng người lao động, Thông tư yêu cầu ghi nhận doanh thu, đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán qua tài khoản 632. Hai đường khác nhau, đừng dùng chung một bút toán.
Riêng chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và việc trích lập, hoàn nhập dự phòng bảo hành công trình xây dựng thì theo hướng dẫn tại tài khoản 352.
Xem thêm: Hạch toán tài khoản 352 dự phòng phải trả
Bảy, gồm 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417 và 6418. Hệ thống không có tài khoản 6416.
Không. Cuối kỳ toàn bộ chi phí bán hàng được kết chuyển sang bên Nợ tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Không. Nếu khoản chi có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng chế độ kế toán thì giữ nguyên chi phí kế toán, chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để làm tăng số thuế phải nộp.
Nợ TK 641, Có TK 155, 156 và Có TK 3331 nếu có, áp dụng cho hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm tự sản xuất dùng để khuyến mại, quảng cáo mà không kèm điều kiện phải mua hàng.
Ghi nhận doanh thu và thuế giá trị gia tăng phải nộp nếu có, đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632, Có TK 155, 156. Cách này khác với biếu tặng khách hàng bên ngoài.
Vào chi phí bán hàng. Bên giao đại lý ghi Nợ TK 641 và Nợ TK 133 nếu có, đối ứng Có TK 131.
Tài khoản 6415 thuế, phí, lệ phí. Bút toán là Nợ TK 6415, Có TK 3337.
Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và việc trích lập, hoàn nhập dự phòng bảo hành công trình xây dựng thực hiện theo hướng dẫn tại tài khoản 352 dự phòng phải trả.